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新入社員、電話対応の10ポイント


今は携帯電話の時代になりましたが、まだまだオフィスの電話も鳴ります。

とにかく取ってみる

学生時代とは電話対応も違ってきますから注意しましょう。

いやいや、電話ぐらい取れるぞという声もあるでしょう。

たしかにアルバイトなどで慣れている方もいると思いますが、ちゃんと教えてもらったかというと?ですね。

できてない社会人も多いです。

わたしも新入社員時代、電話を取りまくりました。

最初はいやでしたが、どんどんとって、先輩に聞きまくりました。

内容がわからないので相手の言ってることが覚えられないし話が進みません。

周りの先輩女性社員の皆様からいちいち助けられて乗り切りました。

そのうち、わかってくるものです。

困ったのは漁師町の言葉です。速いんですよ、、、

方言などで聞き取れないのは、慣れるしかありませんね。

慣れた頃には、夕方に酔っぱらって電話をかけてくるという名物お客様からわたし指名での電話が毎日。

これは支社に伝わる新人の関門。

おかげさまで鍛えられました。

そんな中で教えられたことや気付いたことがいくつかあります。

具体的な対応の留意点

まず大切なことは、落ち着くこと!

焦ると相手にも伝わります。

また、3コール以内に出るのも大切です。

これはあるお得意先の管理者から教えていただきました。

そちらの会社に電話をかけると、ほとんど0コール!

すごいこだわりぶりでした。

目指すはそこですが、一般的には3コールでいいと思います。

出るのが遅れたら、「お待たせ致しました。」と冒頭につけましょう。

はい、#$%(社名や部署)の ○○(名字)でございます。」

冒頭に「お電話ありがとうございます」と付ける会社もあります。

最後は「お電話ありがとうございました。」もつけるといいですね。

時々いるのが、「○○部長をおねがいします」という電話に対して「あいにく○○部長は今ほかの電話にかかっております」という人。

社内の人間に役職や敬称はつけません

また、受話器を取る前にはメモと筆記具を忘れないようにしましょう。

受話器は原則左手でとって左耳にあてます。

右手はメモメモ!

大事なことは復唱しましょう。

特に電話番号などは必ず復唱を!

電話を終わる時は、先方が切ってからというのが原則ですが、時々相手もこちらが切るのを待っていることがあります。

ずーーっと切れないことになってしまいますね(笑)

4,5秒待っても相手が切らないようなら、こちらが静かに切ってもいいでしょう。

注意!電話持ってるうちから「無茶な事言うなー」なんて文句言わないように、、、

受けた電話で好印象を

以上のようなことは覚えればできます。

一番大切なことは、

電話でも伝わります。

電話だからちゃんと伝えるのに技が必要です。

電話での行き違いによるトラブルは多いです。

これを身に付けるには、場数です。

積極的に受話器を取ってみましょう。

だいじょうぶです。

フレッシュなうちは、それが相手にも伝わります。

新入社員時代は、失敗が許されるのが特権

ただし、本気でやってください。

中途半端な対応は相手に伝わります。

ときどき電話をしながら礼してる人を見かけますが、正しい取り組み姿勢です。

いずれもあたり前のことですが、あたり前のことを見事にやるのが基本ですね。

受けた電話で好印象を与えることができれば、一人前です!


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